 
Request for
Expressions of Interest and Pre-Qualification:
Eligibility to
be Funded for the Provision of ISAP Services:
Demande de déclaration d’intérêt aux fins de présélection: Dresser une liste de fournisseurs de services présélectionnés potentiels qui auront été jugés qualifiés et aptes à exécuter le Programme d'établissement et d'adaptation des immigrants (PEAI) en Ontario, Canada. Les réponses à la présente Demande de déclarations d’intérêt aux fins de présélection seront évaluées selon des critères établis. Les demandeurs doivent démontrer clairement qu’ils satisfont à chaque élément des critères essentiels en accompagnant leur soumission d’exemples et des références. La liste sera valide pendant au moins trois ans à compter de la date de création. D’autres fournisseurs de services potentiels peuvent être ajoutés à la liste pendant sa période de validité s’ils démontrent qu’ils répondent aux mêmes critères essentiels. On communiquera alors avec les fournisseurs qualifiés et aptes au moment où les demandes ou demandes de propositions seront publiées pour leur secteur de services géographique ou le domaine d’expertise du client. Admissibilité au
financement pour la prestation des services du PEAI
Request for Proposals
Objective:
Background: CIC offers programs and services to help newly-arrived permanent residents settle into, adapt to and integrate into Canadian society. Programs and services provide newcomers with many of the tools they need to settle into Canada and integrate as quickly as possible. They encourage newcomers to become self-reliant and to participate fully in the economic, social, political and cultural dimensions of Canadian life. The Host Program, which was first introduced as a pilot in 1985, is one of several settlement programs funded by Citizenship and Immigration Canada (CIC) designed to assist newcomers with integration into Canadian life. Host helps immigrants overcome the stress of moving to a new country by matching them with Canadian volunteer hosts. The Canadian Host volunteer will help newcomers by being there for moral support, including newcomers in social events, directing them to available services, practicing English or French, or assisting to obtain contacts in their field of work. At the same time, the Host volunteer will learn about other cultures and other countries, thereby providing an important knowledge link concerning the benefits of immigration. Beyond the traditional matches between volunteer and newcomer, most Host service providers also organize “Host group activities”. These are activities in which one or more volunteers get together with a larger group of newcomers. Usually the group meets regularly for a set period of time. One example of a popular Host group activity is an “English Conversation Circle (ECC)”. An ECC is a group of newcomers who get together to practice English in a conversational setting, facilitated by a Host volunteer. Eligible organizations receive funds to recruit, screen, train, and match Canadian volunteers with newcomers. Host funded organizations are expected to perform a large variety of tasks including program promotion and orientation; for more information on the program, you may view the CIC website: www.cic.gc.ca . In Ontario, there are 19 agencies providing services under the HOST program. There are three programs in Toronto (one Francophone), and sixteen others scattered throughout Ontario. Each program has a minimum of one Host Program manager. Bigger programs have additional workers, with the largest having 7 Host workers. Host programs are located in the following communities: Toronto (3 – English and Francophone), Hamilton, Belleville, Kingston, London, Mississauga, York Region, Durham region, Ottawa, Cornwall, Peterborough, St. Catharines, Thunder Bay, Sarnia, Kitchener, Windsor and Halton region. Deliverables: Training
Resources and Promotion
Information Sharing
Constraints: The proposed start-time is approximately January 2007. The contract will end on March 31, 2008 (15 months duration), with the possibility of additional yearly contracts after that (dependant on funding and performance). There is no set budget ceiling for this project; however, proposals will be assessed for cost-effectiveness relative to other proposals received. Budget submissions should reflect actual costs. The service provider will be required to maintain accurate financial records and receipts for all expenses incurred in the course of the project. The service provider will be reimbursed by CIC for the actual expenses only, upon receipt of accurate service provider report and payment claim forms, and will be subject to a monitoring of financial records relating to this project. Please note that where administrative charges are identified, CIC will ask for administrative costs to be itemized. CIC will have a non-exclusive, unconditional, irrevocable and royalty-free right and license to use, produce, reproduce, publish, translate, adapt, record by any means, diffuse and broadcast and of the said products for the duration of any copyright. Mandatory requirements:
* NOTE: It is recognized that one applicant may not possess all the required skills, knowledge and expertise, and therefore, partnerships and/or subcontracting arrangements are encouraged. However, the primary applicant is responsible for the performance of all partners and sub-contractors. Additional requirements:
Rated Requirements: Proposals will be evaluated and scored in accordance with specific evaluation criteria as detailed in this section. Proposals must meet all the mandatory requirements of this RFP and obtain a minimum of 60% for the following criteria:
The total value of the point rated criteria is 100. Your proposal must include: R1. Project Plan and Methodology A maximum of 60 points are allocated to this section. Applicants must obtain a minimum of 36 points to be considered for further evaluation. The applicant must provide a detailed description which should enable the Evaluation Team to have a complete understanding of the project plan, tasks and methodology. The plan will be evaluated on its completeness and feasibility with emphasis on the following:
Understanding of objective
and deliverables
25 Appropriateness of
approach
20 R2. Expertise and Experience A maximum of 30 points are allocated to this section. Applicants must obtain a minimum of 18 points to be considered for further evaluation. The proposal should provide information on the applicants experience and ability to conduct this type of project. It should include the applicant’s organization structure and the resume of the project staff. If partners or sub-contractors are used, their role and qualifications must be clearly outlined. Points for this section will be allocated as follows:
Relevant expertise of the
project team
10 R3. Budget A maximum of 10 points are allocated to this section. Applicants must obtain a minimum of 6 points to be considered for further evaluation. The proposal must contain a detailed budget for the proposal (including itemization of budget for salary and wage costs, employee benefits, travel expenses, space rental, telephone, equipment, etc. Points for this section will be allocated as follows:
Completeness and ability to
understand budget items 8 Total points for R1, R2, R3: 100 Review Process: Proposals will be acknowledged with a letter outlining the results of the review process. An Evaluation Team of CIC staff will make a selection from the submissions. The Settlement/Intergovernmental Affairs Directorate regrets that it is unable to respond to individual inquiries regarding the status of a proposal during the review process. Send Proposals to: Five copies of the completed proposal and one version of the proposal (in MSWord) on diskette or via e-mail should be sent to:
Elizabeth Gryte Proposal inquiries should be directed by email to: The deadline for questions is November 3, 2006. Specific questions will be answered on an individual basis. If you wish to receive a list of questions submitted and their answers, send an email to Grace.Hsu-Holmes@cic.gc.ca by November 3, 2006, stating your intention to apply and requesting that the list of questions and answers be sent to you via return email. All questions and answers will be shared with all potential applicants via email on November 10, 2006. Deadline for Submission of Proposals: November 17, 2006 at 4:00 p.m. Proposals received after this time will not be considered. Terms and Conditions: CIC reserves the right to:
Demande de propositions (Date limite pour la soumission de propositions: Le 17 novembre 2006, à 16 h.) Objectif La Direction de l'établissement et des affaires intergouvernementales de la région de l'Ontario accepte présentement des propositions visant la coordination du Programme d'accueil en Ontario. Le coordonnateur du Programme d'accueil facilitera et soutiendra l’exécution du Programme d'accueil en coordonnant les ressources à l'échelle de la province et en assurant la promotion, la formation et la diffusion d'information à l'intention du personnel du Programme d'accueil dans les organismes qui fournissent des services en Ontario. Contexte CIC offre des programmes et des services afin d'aider les nouveaux résidents permanents à s'établir dans la société canadienne ainsi qu'à s'y adapter et à s'y intégrer. Les programmes et les services offrent aux nouveaux arrivants un grand nombre des outils dont ils ont besoin pour s'établir et s'intégrer le plus rapidement possible à la vie canadienne. Ils encouragent les immigrants à devenir indépendants et à participer pleinement aux dimensions économique, sociale, politique et culturelle de la société canadienne. Le Programme d'accueil, lancé comme projet pilote en 1985, est l’un des nombreux programmes d'établissement financés par Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) qui ont été conçus pour aider les nouveaux arrivants à s'intégrer à la société canadienne. Le Programme d’accueil aide les immigrants à surmonter le stress que provoque l’établissement dans un nouveau pays, en les jumelant à des bénévoles canadiens. Le bénévole du programme d’accueil aidera les nouveaux arrivants en les soutenant moralement, en les invitant à des activités sociales, en les dirigeant vers les services disponibles, en leur permettant de mettre en pratique leur connaissance du français ou de l’anglais ou encore en les aidant à tisser des liens avec des gens travaillant dans le même domaine qu’eux. De son côté, le bénévole apprendra à connaître d’autres cultures et d’autres pays, et deviendra un lien important pour faire connaître les bienfaits de l’immigration. En plus des jumelages traditionnels entre les bénévoles et les nouveaux arrivants, la plupart des fournisseurs des services du Programme d’accueil organisent des « Activités d’accueil de groupe ». Durant ces activités, un ou plusieurs bénévoles accueillent un groupe de nouveaux arrivants. Habituellement, le groupe se réunit pour une période déterminée. Un exemple d’une activité d’accueil de groupe populaire est le « Cercle de conversation en anglais (CCE) ». Un CCE est un groupe de nouveaux arrivants qui se rencontrent pour pratiquer leur anglais par des conversations facilitées par un bénévole du Programme d’accueil. Les organisations admissibles reçoivent des fonds pour recruter, sélectionner et former des bénévoles canadiens afin de les jumeler aux nouveaux arrivants. Les organismes subventionnés qui participent au Programme ont un large éventail de tâches à accomplir, y compris en ce qui concerne la promotion et l’orientation du programme. Pour obtenir plus d'information sur le Programme, veuillez consulter le site Web de CIC : www.cic.gc.ca. En Ontario, 19 organismes fournissent des services dans le cadre du Programme d'accueil. Il existe trois programmes à Toronto (dont un est francophone), et 16 autres dispersés dans la province. Chaque programme compte au moins un gestionnaire du Programme d'accueil. Les programmes de plus grande envergure embauchent plus de travailleurs, le plus grand d’entre eux comptant sept employés. Les programmes d'accueil sont offerts dans les collectivités suivantes : Toronto (3 – en anglais et en français), Hamilton, Belleville, Kingston, London, Mississauga, la Région de York, la région de Durham, Ottawa, Cornwall, Peterborough, St. Catharines, Thunder Bay, Sarnia, Kitchener, Windsor et la région de Halton. Réalisations attendues Formation
Ressources et promotion
Échange d'information
Contraintes La date de début proposée se situe vers le janvier 2007. Le contrat se terminera le 31 mars 2008, avec la possibilité de conclure des contrats annuels additionnels par la suite (selon le financement et le rendement). Aucun plafond budgétaire n'est établi pour ce projet; toutefois, les propositions seront évaluées, sur le plan de la rentabilité, par rapport aux autres propositions reçues. Les soumissions budgétaires doivent refléter les coûts réels. Le fournisseur de services devra tenir des dossiers financiers exacts et conserver les reçus de toutes les dépenses engagées durant l'exécution du projet. CIC remboursera le fournisseur de services des dépenses réelles seulement, sur réception des demandes de remboursement et des rapports exacts présentés par celui-ci. Les dossiers financiers relatifs à ce projet feront l'objet d'un contrôle. Veuillez noter que, lorsque des frais d'administration sont déclarés, CIC demande que ceux-ci soient ventilés. CIC aura, de façon non exclusive, inconditionnelle, irrévocable et en franchise de redevance, le droit et la licence d'utiliser, de produire, de reproduire, de publier, de traduire, d'adapter, d'enregistrer par quelque moyen que ce soit, de diffuser ou de télédiffuser lesdits produits au cours de la durée de tout droit d'auteur. Exigences obligatoires Le candidat doit :
*REMARQUE : On reconnaît qu'un candidat peut ne pas posséder toutes les aptitudes, connaissances et expertise requises, et, par conséquent, on encourage les partenariats ou les ententes de sous-traitance. Toutefois, le candidat principal est responsable du rendement de tous les partenaires et sous-traitants. Exigences supplémentaires
Exigences cotées Les propositions seront évaluées et notées selon les critères d'évaluation spécifiques décrits en détail dans la présente section. Les propositions doivent répondre à toutes les exigences obligatoires de la présente DP et obtenir un minimum de 60 % pour les critères suivants :
La valeur totale des critères cotés est de 100. La proposition doit inclure les éléments suivants : R1. Plan de projet et méthodologie Un maximum de 60 points est affecté à la présente section. Pour passer à l’étape suivante de l’évaluation, les propositions doivent obtenir un minimum de 36 points. Le candidat doit fournir une description détaillée permettant à l'Équipe d'évaluation de comprendre pleinement le plan de projet, les tâches et la méthodologie. Le plan sera évalué en fonction de son caractère complet et de sa faisabilité, et l'accent sera placé sur les éléments suivants :
R2. Expertise et expérience Un maximum de 30 points est affecté à la présente section. Pour passer à l’étape suivante de l’évaluation, les propositions doivent obtenir un minimum de 18 points. La proposition doit fournir des renseignements sur l'expérience du candidat et sa capacité à exécuter un projet de ce genre. Elle doit présenter la structure de l’organisation du candidat et inclure le curriculum vitæ des employés du projet. Si des partenaires ou des sous-traitants participent au projet, leur rôle et leurs compétences doivent être clairement énoncés. Les points de la présente section seront alloués comme suit :
R3. Budget Un maximum de 10 points est affecté à la présente section. Pour passer à l’étape suivante de l’évaluation, les propositions doivent obtenir un minimum de 6 points. La proposition doit contenir un budget détaillé pour le projet (y compris la ventilation du budget selon les salaires, les avantages sociaux, les dépenses de voyage, la location d'un espace, le téléphone, l'équipement, etc.). Les points de la présente section seront distribués comme suit :
Processus d'examen On accusera réception des propositions par l’envoi d’une lettre énonçant les résultats du processus d'examen. Un membre de l'Équipe d'évaluation de CIC effectuera la sélection à partir des soumissions. La Direction de l'établissement et des affaires intergouvernementales n'est malheureusement pas en mesure de répondre aux demandes individuelles concernant le statut d'une proposition durant la processus d'examen. Les propositions doivent être envoyées à : La proposition complète (cinq exemplaires sur support papier, et un en format MSWORD sur disquette ou envoyé par courriel) doit être expédiée à :
Elizabeth Gryte Les demandes relatives aux propositions doivent être envoyées par courriel à : La date limite pour les questions est le 3 novembre 2006. Nous répondrons aux questions précises au cas par cas. Si vous souhaitez recevoir une liste des questions soumises et leurs réponses, faites parvenir un courriel à Grace.Hsu-Holmes@cic.gc.ca avant le 3 novembre, indiquant votre intention de soumettre une proposition et demandant que la liste des questions vous soit envoyée par courriel. Les questions et réponses seront communiquées à tous les soumissionnaires éventuels par courriel le 10 novembre 2006. Date limite pour la soumission de propositions : Le 17 novembre 2006, à 16 h. Les propositions reçues après cette date ne seront pas examinées. Modalités CIC se réserve le droit
CERIS Call for Proposals | General Call for Proposals |
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| Updated October 25, 2006 |